Mail de prospection : règles CNIL pour un indépendant

Prospecter par mail est le moyen le moins cher de se faire connaître quand on travaille seul. Il est aussi l'un des plus encadrés. Avant de rédiger le moindre message, il faut savoir si la personne est un particulier ou un professionnel, et si vous avez le droit de lui écrire. L'IA peut vous aider à écrire un bon message ; elle ne peut pas décider à votre place si vous avez le droit de l'envoyer.

Les règles lues sur la page de la CNIL

La page de la CNIL sur la prospection par courrier électronique distingue deux cas.

Pour les particuliers (B2C), le consentement préalable.

• Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Il suppose une action positive, comme une case à cocher dédiée.
• L'acceptation de conditions générales ne suffit pas.
• Une exception existe : un client peut recevoir des offres similaires de la même entreprise.

Pour les professionnels (B2B), le droit d'opposition.

• La prospection peut reposer sur l'intérêt légitime si l'objet du message est en rapport avec la profession de la personne démarchée.
• Si les données ont été acquises auprès d'un tiers, la personne doit avoir été informée de cette utilisation possible et pouvoir s'y opposer.

Dans chaque message.

• La case pré-cochée est interdite.
• Le message doit permettre d'identifier l'émetteur et de refuser facilement de nouvelles sollicitations.
• Les demandes d'exercice de droits doivent recevoir une réponse sous un mois maximum, sauf exceptions.

Ce que l'IA aide à faire

• Écrire plusieurs versions d'un même message : une courte, une plus détaillée, une version pour un salon ou une recommandation.
• Adapter le ton à votre activité : artisan, consultant, praticien.
• Vérifier la lisibilité : phrases plus courtes, objet clair, un seul appel à l'action.
• Préparer le texte d'opposition qui figurera en bas de chaque message, avec un moyen simple de se désinscrire.

Pour ces usages, décrivez le type de destinataire (« artisan du bâtiment en Pays basque », « directeur administratif ») sans nom ni adresse réelle.

Ce que l'IA ne fait pas

• Elle ne vérifie pas le consentement. Si vous n'avez pas la trace d'un accord, le message n'a pas à partir.
• Elle ne choisit pas la base d'envoi. Une liste achetée ou récupérée sur un site doit être contrôlée avant tout envoi.
• Elle n'envoie pas à votre place sans relecture. Un message généré peut promettre un résultat, citer une référence fausse ou mal viser le destinataire.

Méthode en cinq étapes

1. Classez votre liste : particuliers d'un côté, professionnels de l'autre. Une adresse nominative professionnelle reste une donnée personnelle.
2. Pour les particuliers, vérifiez la trace du consentement. Sans elle, ne pas écrire.
3. Pour les professionnels, vérifiez que votre message porte sur leur métier. Un message hors sujet n'entre pas dans le régime B2B.
4. Rédigez avec l'IA, puis relisez : objet, identité de l'émetteur, offre réelle, moyen de refus.
5. Notez l'envoi et les réponses. Une demande de désinscription doit être traitée rapidement.

Liste de vérification

• Destinataire identifié comme particulier ou professionnel.
• Pour un particulier : consentement tracé, sans case pré-cochée.
• Pour un professionnel : message en rapport avec son activité.
• Émetteur clairement identifié dans le message.
• Moyen de refus simple et visible.
• Aucune promesse de résultat que vous ne pouvez pas tenir.
• Liste de contacts non collée dans un outil grand public.

Les données de vos contacts

Une liste de prospects est une liste de personnes. Ne la collez pas dans un assistant d'IA sur un service grand public : la CNIL recommande de ne jamais y partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles. Travaillez sur un modèle, puis remplacez les champs (prénom, entreprise) à la main ou dans votre outil d'envoi. Le sujet des données est repris dans le guide sur les données clients.

Pour la suite, les conseils sur la planification des envois et des relances se trouvent dans le guide sur organiser son temps.